Gegevensbescherming

Het volgende onderdeel bevat informatie over het verzamelen, verwerken en gebruiken van persoonsgegevens in het kader van de klokkenluidersregeling. Lees deze privacy-informatie zorgvuldig door voordat u een melding indient. Het klokkenluidersysteem Trusty wordt gebruikt om informatie met betrekking tot vermeende schendingen ten nadele van de organisatie op een veilige en vertrouwelijke manier te accepteren en te verwerken. De verwerking van persoonsgegevens binnen Trusty is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de organisatie bij het opsporen en voorkomen van inbreuken en het daarmee gepaard gaande voorkomen van schade en aansprakelijkheidsrisico's voor de organisatie. Indien een ontvangen melding betrekking heeft op een medewerker van de organisatie dient de verwerking tevens ter voorkoming van strafbare feiten of andere wetsovertredingen in verband met de arbeidsrelatie. Het klokkenluidersysteem Trusty (de applicatie, de webpagina's, evenals de database waarin de ingediende persoonlijke gegevens en informatie worden opgeslagen) wordt namens de organisatie geëxploiteerd door Trusty AG, Bösch 82, 6331 Hünenberg, Zug, Zwitserland. De database is gecodeerd en wordt gehost op virtuele servers in een streng beveiligd datacentrum in de EU. Met het oog op de verwerking van een ingediende melding mogen de persoonlijke gegevens en informatie alleen worden gegenereerd, ingezien, verwerkt en gebruikt door personen die daartoe door de organisatie zijn gemachtigd. Trusty AG heeft geen rechten met betrekking tot de genoemde gegevens; het aan haar toegewezen personeel heeft uitsluitend toegang tot de database voor technisch onderhoud. Het eigendom van de gegevens en de daarmee verbonden wettelijke verantwoordelijkheden blijven te allen tijde bij de organisatie. Of en in hoeverre derden toegang hebben tot de gegevens, valt uitsluitend onder de verantwoordelijkheid van de organisatie. Indien wettelijk noodzakelijk kunnen persoonsgegevens en informatie worden verstrekt aan de politie en/of andere handhavings- of regelgevende instanties. Het klokkenluidersysteem Trusty wordt op vrijwillige basis gebruikt. De volgende persoonlijke gegevens en informatie worden verzameld: - uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en uw relatie tot de organisatie, mocht u besluiten uw identiteit bekend te maken, - indien van toepassing, de namen van personen die verdacht worden van betrokkenheid en hun andere persoonsgegevens - indien van toepassing, de namen van personen die op de hoogte zijn van de inbreuk en hun andere persoonsgegevens. Alle communicatie tussen Trusty en de webbrowser van een melder wordt gecodeerd om de vertrouwelijkheid van gegevens te beschermen (SSL). Noch IP-adressen, tijdstempels of andere metadata van de melder worden gelogd of opgeslagen. Om de verbinding tussen de webbrowser van de melder en Trusty in stand te houden, wordt op het bureaublad van de melder een cookie opgeslagen die alleen de sessie-ID bevat. De cookie is slechts geldig tot het einde van de sessie en wordt ongeldig wanneer de browser wordt afgesloten. We gebruiken ook een HTTP cookie met een willekeurige string om de veiligheid te verhogen. Die cookie vervalt over twee uur. Bij het indienen van een melding of aanvullende informatie kan een melder documenten bij de melding voegen. In dat geval worden de melders erop gewezen dat de bijgevoegde bestanden verborgen persoonsgegevens kunnen bevatten die hun identiteit kunnen onthullen. Dergelijke gegevens moeten derhalve worden verwijderd indien de melder anoniem wenst te blijven. Indien verwijdering van dergelijke gegevens niet mogelijk is, wordt aanbevolen de documenten in pdf-formaat of op papier te zenden naar het adres van de organisatie en de gebruikersnaam te schrijven die aan een melder wordt toegekend na voltooiing van de procedure. De ingediende persoonsgegevens worden bewaard en verwerkt in overeenstemming met het beleid van de organisatie zolang de organisatie het rechtmatige belang heeft om de melding te verwerken (met inbegrip van het uitvoeren van eventuele onderzoeken) en, indien van toepassing, sancties op te leggen. U heeft het recht om kennis te nemen van uw persoonsgegevens, uw persoonsgegevens in een algemeen leesbaar elektronisch formaat te ontvangen, correcties aan te brengen en te verzoeken om beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens wordt beperkt door het gerechtvaardigd belang van de hierboven beschreven organisatie. Voor meer details verwijzen wij u naar het relevante beleid van de organisatie.